Na początku był chaos...

Wybiła godzina 20:00, dzwoni telefon, padają pytania: „Czy żyjesz?” i „Czy w drodze powrotnej do domu kupisz w sklepie osiedlowym wodę?”. Obiecujesz, że gdy tylko skończysz pracę, zrobisz zakupy. Następnie próbujesz zamknąć laptopa, ale kilka najpilniejszych zadań kradnie Ci jeszcze chwilę.

W końcu wyruszasz. Jedziesz dość szybko. Ufff! – Całe szczęście o tej porze nie ma w mieście korków. W radiu rozbrzmiewa Twoja ulubiona piosenka, więc już „wszystko gra”. Docierasz na miejsce, lecz okazuje się, że na ostatnich czerwonych światłach stałeś najwidoczniej o parę sekund za długo, bowiem ekspedientka z rozbrajającym uśmiechem gasi właśnie światło w sklepie. W końcu o 21:00 ma prawo skończyć swoją pracę. Nawet się na nią nie wściekasz, bardziej na siebie – znów nici z twojego planowania, a co gorsza, z niedotrzymania powziętej obietnicy! Sam dla siebie szybko szukasz usprawiedliwienia. W końcu robiłeś dziś same ważne rzeczy, pracowałeś bez wytchnienia, a te działania, które musiałeś wykonać, należały do grupy tych, których nie da się przełożyć na później, czy komukolwiek zdelegować. Już Ci lepiej, zawaliłeś wprawdzie drobiazg, ale za to ile istotnych spraw załatwiłeś w ciągu tego dnia! Jeszcze chwila rozmyślań i przypniesz sobie medal za ten ciężki, ale jakże efektywnie wykorzystany dzień. Z zamyślenia wyrywają cię nagle niepokojące pytania: „Ile razy jeszcze nie zdążę dotrzeć do tego sklepu przed jego zamknięciem?” i „Czy dotarcie do sklepu przed godziną 21:00 jest wyczynem zasługującym na olimpijski medal?”.

Czy przydarzyła Ci się kiedyś podobna historia? Co stało się potem?
Czy podjęte próby przeprowadzenia zmiany przyniosły oczekiwane efekty? A może zjawisko wystąpiło ponownie? Może więc warto podjąć decyzję o zdecydowanie głębszej i bardziej wymagającej zmianie?

Najtrudniej jednak zmienia się swoje „stare dobre przyzwyczajenia”, a jeśli te dotyczą pracy od lat wykonywanej w podobnym stylu i tempie, to niekiedy zmianę tę trudno jest nawet sobie wyobrazić, a co dopiero ją przeprowadzić. Szanse rosną jednak wprost proporcjonalnie do liczby osób, które wokół Ciebie decydują się wykonać podobny krok. Warto podjąć wspólny wysiłek, zwłaszcza że efektem zmiany ma być wydajniejsza praca zespołowa, pozwalająca osiągać jeszcze lepsze wyniki przy mniejszym nakładzie.

Choć „na początku był chaos”, to jednak później pojawił się… Prince2 – Projects in Controlled Environments (projekty w sterowalnym środowisku), czyli ustrukturyzowana metodyka zarządzania projektami, oparta na doświadczeniach wyniesionych z tysięcy projektów przez niezliczonych sponsorów i kierowników projektów, zespoły projektowe, naukowców, szkoleniowców i konsultantów. Została ona przećwiczona z sukcesami zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, stając się globalnym, uznanym standardem skutecznego zarządzania.

Jako, że dziś kluczowym wyzwaniem dla każdej organizacji jest z jednej strony utrzymanie bieżących działań biznesowych (rentowności, jakości usług, relacji z klientami, lojalności wobec marki, produktywności, zaufanie rynku, itd.), z drugiej zaś przekształcanie działań biznesowych tak, aby przetrwać i konkurować z innymi w przyszłości, to menedżerowie stają codziennie przed nurtującym pytaniem:
„Jak wprowadzać zmiany w biznesie, by ich efekty były dla organizacji jak najlepsze?”

Tempo zachodzących wokół nas zmian oraz skutki, jakie przynosi ewentualny brak adaptacji do nich, wymusza koncentrację kierownictwa każdej patrzącej w przyszłość organizacji na osiąganiu równowagi pomiędzy codzienną działalnością biznesową, a planowaniem i realizacją zmian tegoż biznesu.

To właśnie projekty są sposobem wprowadzania zmian, a wdrożenie w organizacji tzw. zarządzania projektowego jest cenną inwestycją biznesową.

PRINCE2 definiuje zarządzanie projektem jako planowanie, delegowanie, monitorowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów projektu oraz motywowanie zaangażowanych osób tak, aby osiągnąć cele projektu w granicach wyznaczonych wskaźników wykonania dla czasu, kosztów, jakości, zakresu, korzyści i ryzyka.

Jakie zatem korzyści dla firmy i jej pracowników wynikają z właściwie wdrożonej metodyki PRINCE2?

ü  urzeczywistnienie uznanych i sprawdzonych praktyk oraz ład zarządzania projektami

ü możliwość zastosowania tej metodyki do każdego rodzaju projektu (w tym w połączeniu ze specyficznymi dla danej branży modelami)

ü wyraźne usprawnienie komunikacji wewnętrznej dzięki szeroko rozpoznawalnemu i rozumianemu przez wszystkich uczestników projektów językowi

ü jasne sprecyzowanie obowiązków w projekcie, co przynosi wzajemne zrozumienie przez uczestników projektów swoich ról i potrzeb

ü  istnienie określonej struktury odpowiedzialności, delegowania uprawnień/władzy i komunikacji

ü  wyraźne dookreślenie (dla wszystkich stron), co dany projekt dostarczy, dlaczego, kiedy, przez kogo i dla kogo

ü  zaspokojenie potrzeb różnych szczebli w zespole zarządzania dzięki stosowaniu starannie opracowanego procesu planowania, co usprawnia komunikację i kontrolę

ü  zapewnienie efektywnego i ekonomicznego wykorzystania czasu kadry kierowniczej (na szczeblu organizacji, programu, komitetu sterującego czy zarządzania projektem) dzięki koncepcji „zarządzania z wykorzystaniem tolerancji”

ü gwarancję, iż uczestnicy w większym stopniu koncentrują się na utrzymywaniu zasadności projektu w nawiązaniu do celów zawartych w „Uzasadnieniu Biznesowym”, a nie postrzegają ukończenia projektu jako celu samego w sobie

ü określenie dogłębnej, ale oszczędnej struktury raportów

ü gwarancję, że interesariusze (łącznie ze sponsorami i osobami udostępniającymi zasoby projektowe) są odpowiednio reprezentowani podczas planowania i podejmowania decyzji

ü  promocję uczenia się i ciągłego doskonalenia w organizacji

ü  promocję spójności w realizacji prac projektowych oraz możliwość ponownego wykorzystania aktywów projektu

ü  usprawnienie mobilności personelu oraz zmniejszenie wpływu zmian i przesunięć personelu

ü  wprowadzenie niezastąpionych narzędzi diagnostycznych ułatwiających nadzorowanie i ocenę prac projektowych, rozwiązywanie problemów oraz audyty

ü  możliwość uzyskania wsparcia eksperckiego na potrzeby konkretnych projektów realizowanych z wykorzystaniem metodyki PRINCE2 lub całej organizacji, która zdecydowała się na jej wdrożenie, ze strony wielu akredytowanych organizacji szkoleniowych i konsultingowych działających na całym świecie.

Są takie obszary zarządzania, w których nie warto wyważać otwartych drzwi, warto natomiast czerpać ze zweryfikowanych w praktyce doświadczeń innych organizacji. Podejście to przyświecało zespołowi HR w planowaniu programów rozwojowych dla pracowników Money Expert S.A., których w związku z uzyskanym dofinansowaniem ze środków Unii Europejskiej już niebawem będziemy chcieli zaprosić do wspólnej wyprawy w nieznane...